BtoBECプラットフォーム

なぜ脱ハンコ・脱FAXが注目されるのか？

1. コロナ禍が浮き彫りにした非効率
   2020年以降、リモートワークが急速に普及した結果、多くの企業で「紙文化」の限界が露呈しました。
   「印鑑を押すためだけに出社する」「重要書類をFAXで送るのに時間がかかる」といった問題が業務の足かせとなり、従業員の負担やコスト増加を招きました。
2. 国のデジタル化推進政策
   日本政府は「デジタル社会の実現」を掲げ、脱ハンコや脱FAXを後押ししています。
   具体的には、行政手続きにおける押印廃止や、電子署名法の改正など、法制度の整備が進んでいます。
   これにより、企業のデジタル化がさらに加速しています。

業務デジタル化のメリット

1. 業務効率の向上
   電子署名やデジタルファイル共有を導入することで、時間と手間を大幅に削減できます。
   たとえば、契約書の作成から締結までをオンラインで完結させると、従来の郵送やハンコ押印の工程を省略できます
2. コスト削減
   紙やインク、郵送費といったアナログ業務にかかる費用を削減できます。
   また、FAX機器の維持管理費や、物理的な書類保管スペースも不要になります。
3. セキュリティの強化
   ハンコやFAXは意外にもセキュリティ上のリスクが高い手法です。
   ハンコの偽造や、FAX誤送信による情報漏洩のリスクを考えると、電子署名や暗号化されたデジタル通信のほうが安全性ははるかに高いです。
4. 環境負荷の軽減
   紙を使用しないことで、環境への負荷を軽減できます。
   持続可能な経営を目指す企業にとって、これは大きなメリットです。

実践へのステップ：脱ハンコ・脱FAXを成功させる方法

1. 現状の業務プロセスを分析する
   どの業務でハンコやFAXが使われているのかを明確にし、代替手段を検討します。
   たとえば、契約業務には電子署名、社内申請にはワークフローシステムを導入するといった具体策を洗い出します。
2. 適切なツールを選定する
   市場には多くの電子契約サービスやクラウド型の業務管理ツールがあります。
   それぞれのサービスを比較し、自社の規模や業務内容に合ったものを選びましょう。
3. 従業員への教育と啓発
   新しいツールを導入しても、従業員が正しく使えなければ意味がありません。
   研修や説明会を通じて、デジタル化の利点や使用方法をしっかり伝えましょう。
4. 段階的に進める
   すべての業務を一気にデジタル化するのは困難です。
   まずは優先度の高い業務から着手し、成果を見ながら範囲を広げていく方法が効果的です。

成功事例：デジタル化で業務が劇的に変わった企業

A社：契約書の電子化で業務時間を50％短縮
全国に支店を持つA社では、従来の紙ベースの契約書管理から電子契約サービスに切り替えました。
これにより、郵送にかかる時間と費用を削減し、業務効率が大幅に向上しました。

B社：FAX廃止で年間100万円のコスト削減
FAXを主な通信手段としていたB社は、全従業員にメールやチャットツールを導入しました。
その結果、通信コストが大幅に減り、業務のスピードも向上しました。

結論：デジタル化は未来への投資

脱ハンコ・脱FAXの成功は、経営者のリーダーシップにかかっています。
社員にデジタル化の重要性を伝え、プロジェクトを牽引することで、全社的な取り組みとして根付かせることができます。
また、情報システム部門との連携を強化し、具体的な課題を一つずつ解決していくことが鍵です。

業務のデジタル化に着手することで、変化の激しい時代に対応できる強靭な組織づくりを目指しましょう。