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COLUMN 07

いまさら聞けない「受注管理システムの選び方」とは？

LAST UPDATED DATE 最終更新日 2024.11.20／ POST DATE 投稿日 2024.11.20

INTRODUCTION :

ビジネスのデジタル化が進む中、業務効率化やコスト削減を目指して「受注管理システム」を導入する企業が増えています。
しかし、いざ導入しようと思っても、数多くのシステムの中から「自社に合ったものはどれか？」と悩まれる方が多いのではないでしょうか。
特に経営者や情報システム部の担当者にとって、適切なシステムの選定は重要な判断です。
ここでは、受注管理システムを選ぶ際に押さえておきたいポイントを、わかりやすく解説します。

1. 自社の業務フローに適合しているか？

受注管理システムの選定において、まず重視すべきなのが「自社の業務フローに適合しているか」です。
企業の受注プロセスは、業種や事業規模によって大きく異なります。たとえば、在庫の管理を含めた一元管理が必要な製造業と、受注情報の迅速な共有を重視するサービス業では求められる機能が異なります。
そのため、単に評判の良いシステムを選ぶのではなく、自社の業務内容に応じて必要な機能が備わっているかどうかを確認しましょう。
中でも、カスタマイズ性のあるシステムは柔軟に対応できるため、業務改善に役立つことが多いです。

2. 他システムとの連携は可能か？

受注管理システムの導入により、新たな課題として浮上するのが「他のシステムとの連携」です。
営業支援（SFA）や在庫管理、会計システムなどとデータをシームレスに連携できる受注管理システムであれば、データの二重入力や転記ミスが減り、作業効率が大幅に向上します。
また、APIの提供があるかどうかも重要なポイントです。
APIがあれば、既存のシステムとの連携がスムーズに進みやすく、自社のエコシステムに組み込みやすくなります。

3. 利用のしやすさとサポート体制の充実度

経営者や現場の担当者がスムーズに使いこなせるかどうかは、システム導入後の定着度や効率に大きく影響します。
直感的なUI（ユーザーインターフェース）や、必要な機能にすぐアクセスできる操作性の良さは、誰にとっても使いやすいシステムの条件です。
また、システム導入時や導入後のサポートが充実しているかも確認しましょう。
特に運用開始直後はトラブルが起きやすいため、サポートがしっかりしているシステムであれば、安心して導入に踏み切ることができます。

4. コストと費用対効果

受注管理システムの導入にかかる費用も重要な検討ポイントです。導入コストだけでなく、月額利用料や保守費用も含めたトータルコストを把握することが大切です。
また、受注処理にかかる時間が削減されることによる人件費の削減や、ミスの防止による顧客満足度向上といった、費用対効果の視点も忘れてはなりません。
特に初めて導入する企業は、「高価なシステム＝優れたシステム」とは限らないことを覚えておきましょう。

5. セキュリティ対策は万全か？

最後に確認しておきたいのがセキュリティです。受注管理システムには顧客情報や契約内容といった機密情報が含まれるため、情報漏えいのリスクを避けるための対策は必須です。
クラウド型の受注管理システムを利用する場合は、データの暗号化やアクセス制限機能が十分に備わっているか、さらに定期的なセキュリティチェックが行われているかを確認しましょう。
情報漏えいが発生すれば企業の信用にも大きく影響するため、セキュリティ面は妥協せずにチェックすることが重要です。

まとめ

受注管理システムは、ただ業務を効率化するためのツールではなく、経営判断の質を向上させるための強力なパートナーです。
自社の業務フローに合致し、他システムとスムーズに連携できること、そしてコストパフォーマンスとセキュリティが確保されたシステムを選ぶことで、長期的に大きなメリットが得られるでしょう。
経営者や情報システム部の皆さんが自社に最適なシステムを見極め、ビジネスのさらなる成長に役立てられるよう、今回のポイントを参考にしていただければ幸いです。

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