COLUMN 12

企業間の「取引に関する問合せ対応」を削減させるには、『Web受注システム』が有効的な理由

最終更新日 2025.01.24投稿日 2025.01.24

コラム07

INTRODUCTION :

近年、多くの企業がBtoB-企業間の取引で頻繁に発生する「注文内容の確認」「納期の問合せ」「在庫状況の確認」などの問合せ対応は、企業にとって大きな負担となります。
その背景には取引の効率化や競争力強化が求められるビジネス環境がありますが、BtoB-特に、アナログな手段に依存している場合、対応に多くの時間と労力が割かれ、本来注力すべき業務が後回しになるケースも少なくありません。
ここではBtoBのそのような課題を解決する手段として注目されている『Web受注システム』の導入について、システム開発会社の視点から解説します。

情報の「可視化」と「即時性」で問合せを未然に防ぐ

多くの問合せの根本原因は、必要な情報が取引先に伝わっていないことにあります。
Web受注システムを導入することで、注文状況、在庫状況、納期予定などの情報をリアルタイムで取引先が確認できるようになります。

例えば、納期の問合せを考えてみましょう。
従来は電話やメールで営業担当者に確認し、さらに社内の物流部門や倉庫に確認を依頼するという煩雑な手順が必要でした。
しかし、Web受注システムでは、取引先がログインすれば納期情報が一目瞭然。これにより、問合せ自体を削減できるのです。

自動通知機能で取引の透明性を向上

Web受注システムには、自動通知機能を備えたものが多く、注文受付や出荷準備、発送完了といった進捗状況を自動的に取引先に通知します。
これにより、取引先は逐一状況を確認するための問合せをする必要がなくなり、取引の透明性が大幅に向上します。

例えば、「注文を受け付けました」という通知が即座に届くことで、取引先は安心感を得られ、対応に割くリソースを削減できるのです。

スタッフの負担軽減と生産性向上

問合せ対応が日常業務の多くを占める企業では、担当者の負担が非常に大きいのが現状です。
Web受注システムを活用すれば、問合せ対応に費やしていた時間を削減し、担当者が本来注力すべき業務に集中できるようになります。

例えば、営業スタッフであれば、新規顧客の開拓や関係構築に、情報システム部担当者であれば、システム改善や新技術の導入に集中できるようになるでしょう。

エラー削減と顧客満足度の向上

電話やメールでの対応は、どうしても人為的なミスが発生しやすい環境です。
例えば、口頭での伝達ミスや、メール内容の行き違いによる誤解などがその一例です。
Web受注システムでは、正確な情報が直接取引先に共有されるため、このようなエラーを未然に防ぐことができます。
さらに、取引の正確性が向上することで、取引先の信頼度が高まり、顧客満足度も向上するという副次的な効果も期待できます。

データの一元管理による迅速な意思決定

Web受注システムでは、全ての取引データがシステム内に記録されます。
このデータを分析することで、注文の傾向や需要の変化を迅速に把握し、適切な意思決定が可能になります。
また、データの一元管理により、特定の問合せに対する対応も迅速に行えるようになります。

まとめ

BtoB-企業間の取引における問合せ対応を削減することは、業務効率化と顧客満足度向上の両面で大きな意味を持ちます。
Web受注システムは、情報の可視化、自動通知機能、正確なデータ管理などを通じて、問合せ対応に費やすリソースを大幅に削減します。

導入には一定の初期コストが伴いますが、長期的に見ればコスト削減や業務効率化の面で大きなリターンが期待できます。
取引における問合せ対応に課題を抱えている企業は、ぜひWeb受注システムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

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